Nas décadas passadas e na maioria das empresas, a responsabilidade do preenchimento e manutenção dos cadastros dos clientes e fornecedores era dos departamentos comercial e de compras.

A partir de 2007, as empresas perceberam que não podiam deixar os cadastros fiscais serem tratados em um segundo plano. Os cadastros são a matéria prima que alimentam o sistema e devem ser saneados e tratados respeitando os novos padrões de layout e inclusão de variáveis antes não exigidas, como, por exemplo,  o código do município.

Para 2010, há previsão de instalação da segunda geração das notas fiscais eletrônicas, como você pode ler aqui.

Entre as diversas mudanças, está a inclusão de novas informações e uma exigência que envolve, diretamente, o controle sobre o cadastro de clientes e fornecedores - antes um cliente com a inscrição estadual não-habilitada poderia ter a situação da emissão da sua NF-e não autorizada pelo sistema. A partir deste ano, a emissão será permitida, porém, tanto o cliente quanto o fornecedor estarão sujeitos a penalidades.

Quanto maior o volume de operações comerciais de uma empresa, maior será sua exposição nas operações fiscais. Ou seja, para uma empresa que pretende crescer, a área fiscal passou a ser estratégica: não é prudente passar a responsabilidade principal de atualização das informações cadastrais para a área comercial, compras ou um staff secundário, nem confiar em processo manuais.

O ideal é delegar a missão a profissionais especializados e cercar-se de soluções informatizadas que minimizem qualquer possibilidade de erro. Nenhuma empresa vai querer ver seus lucros sendo impactados por riscos de autuações do Fisco a cada emissão ou recebimento das notas fiscais devido a descuidos com os cadastros dos clientes e fornecedores.

fonte: revista TIinside, nº54, pág. 32